Das Claude-Toolkit für deinen Betrieb

Ohne Präferenzen kostet jeder neue Chat mehrere Nachrichten Vorrede. Einmal einrichten unter Einstellungen → Profil, dann weiß Claude es in jedem Chat.

Über mich:
- Ich bin [Rolle] bei [Firma / selbstständig als …]. Wir bieten [Leistung] für [Zielgruppe].
- Meine Werkzeuge: [z. B. Outlook, Excel, Lexware / oder: Word, Excel, Handy].
- Typische Aufgaben: [Angebote, Kundenmails, Protokolle, Belege].

So antwortest du:
- Deutsch, Du-Form, klar, ohne Floskeln. Erst die Antwort, dann die Begründung.
- Kurz, außer ich bitte um Details. Frag nach, statt zu raten.
- Erfinde keine Zahlen, Preise, Fristen oder Paragraphen. Unsicheres kennzeichnen.

Abkürzung: „Stell mir 10 Fragen zu mir und meiner Arbeit und schreib daraus meine Präferenzen.“

• Präferenzen eintragen
• Erinnerung in den Einstellungen prüfen und bewusst ein- oder ausschalten

Ein Projekt ist ein Ordner mit Gedächtnis: Unterlagen und Anweisungen liegen dauerhaft bereit. Lohnt sich fast immer für Vertrieb (Preisliste, Leistungen), Marketing (Zielgruppe, Ton) und Chefsache (Fristen, Aufgaben).

Die Prompt-Werkstatt

Dein erstes Projekt baut keine Ergebnisse, sondern Prompts. Du erzählst, was du brauchst. Die Werkstatt fragt nach, bis alles da ist, und gibt dir einen fertigen ZKAA-Prompt, den du in einen neuen Chat (oder ein anderes Projekt) kopierst.

1. Neues Projekt „Prompt-Werkstatt“ anlegen
2. Den Text unten unter „Anweisungen“ einfügen
3. Optional hochladen: Preisliste, Leistungsbeschreibung, 2–3 gute Beispieltexte von dir

Du bist meine Prompt-Werkstatt. Du erledigst Aufgaben NICHT selbst. Du baust mir einen Prompt, den ich in einen neuen Chat außerhalb dieses Projekts kopiere.

Ablauf:
1. Ich beschreibe kurz, was ich brauche (gern unsortiert oder als Sprachnachricht).
2. Du prüfst, ob du alles für einen ZKAA-Prompt hast: Ziel, Kontext, Aufgabe, Ausgabe. Fehlt Wichtiges, stellst du höchstens 5 Rückfragen auf einmal, nummeriert, jeweils mit 2–3 Antwortvorschlägen.
3. Danach lieferst du genau einen Prompt in einem Codeblock. Davor höchstens ein Satz.

Der Prompt muss:
- ohne dieses Projekt funktionieren. Alles Nötige steht im Prompt selbst. Braucht der Folgechat eine Datei, schreib: „Lade hoch: [Datei]“.
- die vier Teile Ziel / Kontext / Aufgabe / Ausgabe enthalten.
- Fakten aus den Projekt-Dateien (Preise, Leistungen, Ton) wörtlich übernehmen. Nichts erfinden. Fehlt etwas: [???] einsetzen.
- diese Regeln enthalten: „Erfinde keine Zahlen, Preise, Fristen oder Paragraphen. Unsicheres kennzeichnen. Wenn etwas fehlt, frag zuerst.“
- nötige Funktionen nennen: „Websuche einschalten“ bei aktuellen Fakten, „Rechne mit Code“ bei Summen und Fristen.
- bei Kunden- oder Mitarbeiterdaten den Hinweis enthalten: „Nur anonymisiert einfügen, außer im Team- oder Enterprise-Tarif mit AVV.“
- auf Deutsch sein, Du-Form, höchstens 250 Wörter.

Nach dem Codeblock eine Zeile: „Brauchst du das öfter? Schreib ‚Skill‘, dann mache ich daraus eine Skill-Anleitung.“

• Prompt-Werkstatt anlegen und einen Prompt bauen lassen
• Ein Arbeitsprojekt (Vertrieb oder Chefsache) mit Unterlagen anlegen

Websuche über das + im Eingabefeld: Claude holt aktuelle Infos und nennt Quellen. Pflicht bei allem, was sich ändert (Preise, Gesetze, Förderungen).

Bilder & PDFs: Kassenbon, Whiteboard, Vertrag, Screenshot hochladen und sagen, worauf Claude achten soll.

Artefakte: Claude baut neben dem Chat fertige Dinge: Rechner, Checklisten, Landingpages. Ohne Code.

Baue als Artefakt einen Angebotsrechner für meine Leistungen: [Pakete mit Preisen]. Zusatzoptionen: [Optionen]. Der Kunde wählt und sieht sofort den Netto- und Bruttopreis. Ruhiges Design, gut lesbar auf dem Handy.

• Websuche einschalten und eine Frage mit Quellenangabe stellen
• Ein Foto (Beleg, Notiz) auswerten lassen

Ein Skill ist eine gespeicherte Arbeitsanleitung: Aufbau, Regeln, Ton. Aufruf mit / oder automatisch, wenn er passt. Faustregel: Wenn du denselben Prompt zum dritten Mal schreibst, mach einen Skill daraus.

Ich erledige jede Woche [Aufgabe]. Hier sind 3 gute Beispiele: [einfügen].
Mach daraus einen Skill: feste Regeln, Aufbau, Ton, typische Fehler. Stell Rückfragen, wo etwas unklar ist.

• Einen Skill für deine häufigste Aufgabe anlegen

Konnektoren verbinden Claude mit deinen Programmen, statt dass du alles hineinkopierst. Im Verzeichnis stehen über 800 (Stand Oktober 2026). Für Betriebe in DACH sind diese die wichtigsten:

Quellen: Konnektor-Verzeichnis, Hilfe-Artikel Microsoft 365. Verfügbarkeit je Tarif kann abweichen.

Lexware-Konnektor richtig einsetzen

• Tarif klären: Mit Kunden- und Rechnungsdaten nur im Team- oder Enterprise-Tarif mit AVV arbeiten (Kapitel 09)
• Erst lesen, dann schreiben: die ersten Wochen nur Auswertungen und Entwürfe, nichts direkt anlegen lassen
• Freigabe-Satz in den Prompt: „Zeig mir jeden Eintrag erst als Entwurf und warte auf mein OK“
• Gegenprüfen: Summen mit Code nachrechnen lassen, die Prüfung durch die Steuerberatung bleibt

• Den einen Konnektor verbinden, den du täglich brauchst

Die wichtigste Frage für Betriebe ist nicht „was kann Claude“, sondern „was darf ich hochladen“. Die Antwort hängt am Tarif und am Vertrag. Wähle aus:

Die gute Nachricht

Mit den Geschäftstarifen (Team, Enterprise, API) schließt du einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter. Damit kannst du DSGVO-konform auch mit Kunden- und Mitarbeiterdaten arbeiten, wenn du deine Pflichten erledigst: Verarbeitungsverzeichnis, Datenschutzerklärung, Regeln fürs Team. Für Berufsgeheimnisträger und besonders sensible Daten kommen Zusatzprüfungen dazu. Wer gar nichts aus dem Haus geben will, betreibt das Modell lokal.

Keine Rechtsberatung. Stand Oktober 2026. Quelle zum Verbraucher-Rahmen (Training opt-in, 5 Jahre Speicherung bei Zustimmung, sonst 30 Tage; Geschäftstarife nicht betroffen): Anthropic.

• Prüfen, welcher Tarif bei dir läuft und welche Daten ihr hochladet
• Regel fürs Team aufschreiben: was rein darf, was nicht

Bei uns ist Claude an Microsoft 365 und an unser ERP (ERPNext) angebunden. Hier siehst du, was dabei rauskommt. Jeder Ablauf hat einen Einfach-Weg mit Excel, Word oder Markdown: weniger automatisch, aber sofort machbar.

Angebot aus Kundenmail und Meeting

Angebot: 20–30 → 5 Min.

Mit SoftwareEinfach (Excel & Co.)

Kundenmail und Teams-Transkript rein, ein Satz Auftrag. Claude legt Kontakt, Angebot (als Entwurf) und Aufgaben im ERP an und schreibt die Follow-up-Mail. Du prüfst und gibst frei.

Wie Angebot, Kontakt und Aufgaben direkt in sevdesk oder ERPNext landen (oder per Lexware-Konnektor mit fertigen Skills), mit Freigabe-Schritt: Community.

Meeting-Protokoll und lückenlose Dokumentation

Protokoll + CRM: 15–30 → 3 Min.Dokumentiert: jedes Gespräch

Mit SoftwareEinfach (Excel & Co.)

Nach jedem Termin landet das Protokoll am Kunden, Zusagen werden zu Aufgaben, alles mit Zeitstempel. Wer später reinschaut, sieht, was besprochen wurde und wer was zugesagt hat.

Wie Protokolle automatisch am Kontakt im CRM oder ERP hängen: Community.

Guten-Morgen-Briefing

Mails und Kalender sichten: Schätzwert 25 → 5 Min.

Mit SoftwareEinfach (Excel & Co.)

Ein Satz am Morgen. Claude liest Outlook-Mails, Kalender und offene Aufgaben und sagt dir, was heute zählt und was warten kann.

Das Briefing als fertiger Skill mit M365- und ERP-Anbindung: Community.

Umsatz, offene Posten, Bank

Überblick in 1 Frage statt 3 Auswertungen

Mit SoftwareEinfach (Excel & Co.)

Claude zieht Umsatz, offene Forderungen und nicht zugeordnete Bankbuchungen aus dem ERP und schlägt vor, was heute zu tun ist: mahnen, zuordnen, Belege anfordern.

Live-Abgleich mit deiner Buchhaltungssoftware statt CSV-Export: Community.

Beleg fotografieren und buchen

Beleg: Schätzwert 4 → 1 Min.

Mit SoftwareEinfach (Excel & Co.)

Foto rein. Claude schlägt das Konto vor (SKR04), bucht, hängt den Beleg an und gleicht mit der Kartenzahlung ab. Die Prüfung durch die Steuerberatung bleibt.

Direkt buchen und abgleichen in deiner Software: Community.

Fristen und Aufgaben im Griff

Nichts rutscht mehr unbemerkt

Mit SoftwareEinfach (Excel & Co.)

Jede Aufgabe hat einen Fristtyp (hart/weich), „wartet auf“ und einen Zähler, wie oft sie verschoben wurde. Claude bringt jeden Tag das Wichtigste hoch und spricht an, was du vor dir herschiebst.

Fristenkontrolle mit Kalender-Erinnerung und ERP-Aufgaben: Community.

Was bringt dir das? Rechne nach

Der größere Gewinn: Es wird wirklich alles dokumentiert. Jedes Gespräch hat ein Protokoll, jede Zusage eine Aufgabe, jede Frist einen Termin. Das passiert sonst meistens nicht.

• Einen Ablauf auswählen und im Einfach-Weg nachbauen
• Eine Woche messen: Minuten vorher und nachher

Claude liest bei jeder Antwort den ganzen Chat neu. Lange Chats werden mit jeder Nachricht teurer.

• Bearbeiten statt nachschieben: falsche Antwort? Eigene Nachricht bearbeiten und neu generieren
• Alle 15–20 Nachrichten neu starten mit dem Übergabe-Prompt
• Projekte nutzen: Unterlagen einmal hochladen statt in jeden Chat

Fasse unseren Chat für einen Neustart zusammen:
1. Ziel  2. Stand und Entscheidungen  3. Wichtige Fakten und Vorgaben
4. Aktuelle Version des Ergebnisses (vollständig)  5. Nächster Schritt
Maximal 300 Wörter plus Ergebnis. Keine Einleitung.

Einzeln sparen die Funktionen Minuten. Zusammen: Präferenzen (wer du bist) + Projekt (deine Unterlagen) + Konnektor oder Datei (deine Daten) + Skill (dein Format) = ein Ablauf, der jede Woche Stunden zurückgibt.

• Eine Aufgabe auswählen, die du jede Woche machst
• Projekt, Skill und Datenquelle dafür einrichten
• Nach vier Wochen messen